Pengertian administrasi telah ditegaskan oleh Fayol dengan mempergunakan kata administration. Menurut Fayol kegiatan administrasion adalah kegiatan peramalan, perencanaan, pengorganisasian, komando, koordinasi dan pengawasan, sedangkan Sutisna (1989:19) mengartikan bahwa: “administrasi adalah keseluruhan proses dengan mana sumber-sumber manusia dan materil yang cocok dibuat tersedia dan efektif bagi pencapain maksud-maksud organisasi secara efisien. Jadi bisa disimpulkan bahwa kegiatan administrasi adalah kegiatan yang melibatkan usaha-usaha manusia dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja di dalam suatu kelompok, disamping diarahkan untuk mencari metode dan alat kerja yang tepat, kegiatan administrasi juga menaruh perhatian yang besar pula terhadap pembinaan dan pengaturan tenaga manusia sebagai unsur pelaksana.
Di lingkungan lembaga pendidikan formal, terdapat sejumlah manusia yang harus bekerjasama dalam mencapai suatu tujuan. Usaha pembinaan, pengembangan dalam pengendalian lembaga tersebut tidak dapat dilepaskan dari masalah metode dan alat serta masalah manusianya sendiri yang harus mampu menerapkan kerja secara efektif. Oleh karena itulah maka di dalam usaha pembinaan, pengembangan dan pengendalian usaha-usaha pendidikan formal sangat diperlukan penerapan ilmu administrasi.
Antara kegiatan administrasi pendidikan, manajemen pendidikan, kepemimpinan pendidikan dan supervisi pendidikan pada dasarnya saling jalin-menjalin satu dengan lainya, sabagai kegiatan yang dapat menunjang keprofesionalan para petugas pendidikan dalam mewujudkan tujuan di lingkungan lembaga pendidikan masing-masing. Oleh karena itulah perlu ditekankan kembali bahwa setiap petugas pendidikan terutama guru tidak cukup hanya dibekali kemampuan profesionalitas. Mereka juga harus dibekali dengan berbagai pengetahuan, keterampilan dan keahlian dalam berbagai bidang agar mampu mewujudkan kerjasama yang efektif bagi pencapaian tujuan.
Menurut B. Suryo Subroto (1984: 4) bahwa administrasi pendidikan bukan hanya kegiatan tatausaha atau clerical work seperti yang dikerjakan pada kantor-kantor pendidikan lainnya. Administrasi pendidikan disekolah mencakup semua aspek kegiatan sekolah yang bertujuan untuk mencapai tujuan pendidikan disekolah. Sehingga administrasi pendidikan di sekolah mencakup kegiatan yang luas, yang meliputi antara lain kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, dan sebagainya yang menyangkut bidang-bidang material, personal dan bidang lain yang berhubungan dengan penyelenggaraan sekolah.
Selanjutnya Daryanto (2008: 6) menjelaskan bahwa dalam lembaga pendidikan terdapat dua jenis proses, yaitu proses pendidikan dan nonpendidikan. Proses pendidikan sering juga disebut proses teknis sedangkan non pendidikan sering disebut non teknik. Administrasi tergolong proses non teknis yang pada dasarnya berfungsi agar proses teknik berjalan dengan mulus. Fungsi proses administrasi itu adalah merancang, mengatur, mengkoordinasikan, menyediakan, fasilitas, mengarahkan, memperbaiki proses teknis. Sedangkan proses teknis itu merupakan proses yang secara langsung berkenaan dengan pendidikan itu sendiri seperti perencanaan, penilaian, pelaksanaan pengajaran dan kurikulum.
Sedangkan tata laksana atau tata usaha pendidikan yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi (Hartati Sukirman, Administrasi dan Supervisi Pendidikan:33).
Sehingga dengan demikian, ketatalaksanaan lembaga pendidikan adalah usaha dari lembaga pendidikan untuk melaksanakan tata laksana atau usaha untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
Kantor dimana tata usaha dilaksanakan kini tidak lagi dapat dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja dalam sesuatu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ingin mencapai suatu tujuan. Jadi, pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apapun dan dalam sesuatu organisasi manapun tentu dilaksanakan tata usaha (Daryanto, 2008: 94). Oleh karena itu perlu kiranya agar bidang ketata usahaan khususnya di sekolah, untuk dipahami lebih mendalam oleh seluruh pengelola pendidikan, termasuk guru, kepala sekolah, pengawas sekolah, maupun juga masyarakat umum mengingat perannya yang sentral dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
A. Konsep Dasar Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan
1. Pengertian Ketatalaksanaan Pedidikan
Secara morfologis, “tata usaha” terdiri dari dua patah kata yaitu tata dan usaha. Tata yaitu teratur, tertib, tersusun rapi dan usaha yaitu kegiatan pekerjaan. Jadi, tata usaha berarti kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan secara teratur, tertib, dan tersusun rapi.
Istilah “tata usaha” diterjemahkan dari perkataan Belanda “Administrarie” (baca; Administrasi), pada umumnya diartikan sebagai kegiatan “penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain.
Dalam hubungan ini perlu dicamkan, bahwa Tata Usaha sebagaimana dimaksudkan, merupakan salah satu sektor dari pada “Administrasi”. Sebab istilah “Administrasi” yang diinterpretasikan dari Bahasa Inggris “Adminidtration” adalah:
“the total of the processes through which appropriate human and material resources are made available and made effective for accomplishing the purposes of an onterprice”.
Jadi, Administrasi (dalam arti luas) adalah suatu proses pemanfaatan semua sumber manusia dan material secara efefktif untuk mencapai tujuan tertentu. Adapun tujuan yang dimaksudkan dalam ketatausaha kelas, adalah keterangan-keterangan (informasi) tentang sesuatu kelas. (Ametembun. 1981: 79 – 81)
Tata laksana atau tata usaha pendidikan yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini, maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat. (Drs. B. Suryosubroto. 1980. Hal : 65).
The Liang Gie, merumuskan pengertian tatausaha sebagai “segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, menggirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi”. Dalam buku dasar-dasar administrasi pendidikan yang di susun oleh staf pengajar FIP IKIP Padang (1986;61) dikemukakan bahwa “administrasi ketatausahaan meliputi segenap kegiatan mulai dari pembuatan, pengelolaan, penataan sampai dengan penyimpanan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi”.
Menurut (Kadari, 1981, hal:54), menyatakan bahwa tata usaha adalah mengadakan pencatatan tentang segala sesuatu yang terjadi di dalam suatu organisasi untuk dipergunakan sebagai bahan keterangan (data) bagi pemimpin dalam mengambil keputusan. Berdasarkan fungsi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengadakan, mengirim dan menyimpan berbagai bahan keterangan untuk keperluan suatu organisasi. Kegiatan tata usaha harus menunjang kegiatan administrasi managemen. Oleh karena itu, kegiatan-kegiatannya harus direncanakan, diarahkan, dikoordinasikan, dikontrol dan dikomunikasikan agar benar-benar berguna daya.
Tata Usaha Sekolah merupakan bagian dari unit pelaksana teknis penyelenggaraan bidang administrasi dan informasi data pendidikan, keberadaannya perlu dikelola oleh tenaga administrasi yang terampil sesuai ketentuan yang berlaku.
Menurut Hadari Nawawi, menyatakan bahwa kegiatan tata usaha secara luas disebut juga office administration atau administari perkantoran. Kegiatanya tidak sekedar menyangkut tugas tulis menulis diatas meja saja, akan tetapi menyangkut pula aspek-aspek penyediaan dan pengaturan tempat kerja yang menyenangkan, mencari sistem kerja yang efektif dan murah dan lain-lain.
Tata laksana atau disebut juga tata usaha pendidikan yaitu segenap proses kegiatan menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi mencangkup pengelolaan semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat.
Dalam membahas pengelolaan warkat, tidak lepas dari pengelolaan arsip atau biasa disebut “kearsipan”. Secara sederhana, kearsipan diartikan sebagai suatu proses pengelolaan warkat mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga pada saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan, serta arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.
Keunggulan dan fungsi sistem penanganan kearsipan yang tertata dalam setiap organisasi, yaitu sebagai berikut.
a. Aktivitas kantor/ organisasi akan berjalan dengan lancar.
b. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
c. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.
d. Dapat dijadikan bahan dokumentasi.
e. Dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
f. Sebagai alat pengingat.
g. Sebagai alat penyimpan warkat.
h. Sebagai alat bantu perpustakaan di organisasi apabila memiliki perpustakaan.
i. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi.
j. Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
Sistem kearsipan yang sering dan masih berlaku instansi-instansi di antaranya adalah sebagai berikut.
a. Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
b. Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masing-masing unit pengelola menyimpan arsipnya.
Kegiatan inti dari kearsipan adalah filling yaitu penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem organisasi. Menurut arsip nasional, filling/memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis. Menurut Ensiklopedia Administrasi, filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali dengan tepat.
Dengan demikian, filling dapat diartikan sebagai suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan, dan penyimpanan warkat dengan cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya sebagai berikut.
a. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
b. Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
c. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
d. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
e. Sistem wilayah merupakan penyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
2. Penanganan Surat Menyurat
Sebelum masuk pada proses pengurusan atau penanganan surat perlu diketahui terlebih dahulu jenis-jenis surat. Beberapa jenis surat yang sering beredar di dalam maupun antar instansi adalah surat dinas, nota dinas, memo, surat pengantar, surat kawat, surat edaran, surat undangan, surat keputusan, instruksi, surat tugas, dan pengumuman. Menurut sifatnya surat dinas dapat dibedakan atas surat rahasia, surat penting, dan surat biasa. Menurut derajat penyelesaiannya ada surat yang sangat segera dan segera.
Proses penanganan surat menurut LAN RI (1997), melalui tahap-tahap sebagai berikut.
a. Penyortiran surat, berdasarkan suratpenting, surat dinas pemenrintah, surat dinas perusahaan, surat dinas perorangan.
b. Pembukaan sampul dan pengeluaran surat dari dalam sampul.
c. Meneliti surat.
d. Pembacaan surat dan pemberian kartu disposisi.
e. Penyampaian surat (intern).
f. Pencatatan surat (menggunakan kartu kendali, buku agenda, buku pembantu agenda).
g. Langkah akhir (penyimpanan surat baik arsip aktif maupun inaktif).
3. Ruang Lingkup Kegiatan dalam Urusan Ketatalaksanaan Pendidikan
Pekerjaan ketata usahaan bukan monopoli petugas administrasi saja, tetapi pegawai-pegawai edukatif juga memerlukan kegiatan yang bersifat ketatalaksanaan tersebut. Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan kegiatan pendidikan di sekolah. Secara rinci kegiatan sekolah yang dibantu kemudahannya adalah kegiatan-kegiatan sebagai berikut.
a. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurikulum, antara lain berkenaan dengan kegiatan pendokumentasian buku kurikulum, pencatatan pengaturan jadwal, pencatatan pembagian tugas mengajar, pencatatan kegiatan evaluasi hasil belajar.
b. Kegiatan yang menyangkut manajemen murid, misal berkaitan dengan kegiatan pencatatan penerimaan murid baru, pencatatan murid baru ke dalam Buku Induk Siswa, Buku Klapper, pencatatan mutasi siswa.
c. Kegiatan yang menyangkut manajemen personil atau tenaga pendidik dan tenaga kependidikan, antara lain terlihat dalam kegiatan pencatatan keadaan personel, mutasi personel, promosi personel, pemutusan hubungan kerja personel.
d. Kegiatan mengenai surat-menyurat, mencangkup pencatatan, pendokumentasian, penemuan kembali, penyampaian surat masuk maupun surat keluar.
e. Kegiatan yang menunjang manajemen keuangan, akan berkenaan dengan pencatatan pemasukan dan penggunaan keuangan sekolah, pencatatan pertanggung jawaban keuangan sekolah.
f. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana dan prasaran, mencangkup inventarisasi sarana dan prasarana sekolah antara lain pencatatan pengadaan, pemeliharaan, distribusi, penggunaan, dan penghapusan barang.
g. Kegiatan yang menunjang hubungan sekolah dengan masyarakat, berkait dengan pencatatan kegiatan husemas baik internal maupun eksternal.
Sesuai dengan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), pekerjaan-pekerjaan tata laksana sekolah dapat dibantu dengan pemanfaatan teknologi yang sesuai. Pada saat ini, dapat dikatakan semua kantor sekolah dalam menyelesaikan perkerjaan kantor (tata usaha) memanfaatkan computer untuk mempercepat dan mempermudah semua aktivitas yang dilakukannya.
Dalam penerapan TIK untuk kegiatan tata usaha di lingkungan pendidikan, akan berjalan seiring dengan kemampuan lembaga atau sekolah dalam menyiapkan perangkat otak (brainware), perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan organisasi atau manajemen. Salah satu wujud penerapan TIK dalam dunia pendidikan adalah dikembangkannya sistem informasi manajemen (SIM) sebagai upaya untuk menyediakan data dan informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan di semua level manajemen (bawah, menengah, dan atas).
B. Fungsi dari Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan
Pada dasarnya, tata usaha adalah tugas pelayanan tentang keterangan-keterangan yang terwujud dalam enam pola kegiatan (fungsi), yaitu: (Teguh Budi Karyanto, 2003: 14-15)
a. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang terjadi sejak keterangan belum ada atau berserak di mana -mana menjadi keterangan yang siap dipergunakan.
b. Mencatat, yaitu kegiatan yang membutuhkan peralatan tulis untuk mengelola keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujud sebagai tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
c. Mengolah, yaitu mengelola keterangan dengan cara dan alat tertentu sehingga terwujud dalam bentuk yang lebih berguna.
d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan cara dan alat tertentu sehingga mencapai jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan sesuatu dengan perantaraan (pos, agen) dari satu pihak kepada pihak lain.
f. Menyimpan, yaitu kegiatan meletakkan sesuatu di tempat tertentu yang aman agar tidak hilang atau rusak.
Konsep dasar dari ketatalaksanaan lembaga pendidikan adalah:
1. Menyangkut administrasi kurikulum,
2. Menyangkut administrasi murid,
3. Menyangkut administrasi personil,
4. Menyangkut inventaris sekolah,
5. Mengenai pekerjaan surat-menyurat,
6. Menunjang penataan keuangan,
7. Menunjang administrasi sarana prasarana,
8. Menunjung hubungan sekolah dengan masyarakat.(Hartati Sukirman, Administrasi dan Supervisi Pendidikan:33-34)
Atas konsep dasar tersebut, maka fungsi dari ketatalaksanaan lembaga pendidikan adalah:
1. Memperlancar pencapaian tujuan pengajaran.
2. Memperlancar kegiatan pencatatan siswa dari proses penerimaan hingga murid tersebut keluar dari sekolah, disebabkan karena telah tamat, atau sebab lain.
3. Memperlancar proses penataan tenaga kerja untuk lembaga secara efisien.
4. Memperlancar proses penataan pengadaan, pendayagunaan, dan pengelolaan sarana pendidikan.
5. Memperlancar proses pengelolaan surat-menyurat.
6. Memperlancar proses penataan keuangan.
7. Memperlancar hubungan sekolah dengan masyarakat.
Menurut (Mohammad Anyar, 1989) bahwa tenaga tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
C. Prosedur Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan
Menurut (Hadari Nawawi, hal:55, 1981), di lingkungan lembaga pendidikan dari unit yang terendah sampai yang tertinggi diperlukan dan diselenggarakan kegiatan tata usaha yang terarah dan tertib. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Penerimaan dan Pencatatan Murid
Kegiatan ini bersifat khusus karena hanya ada dilingkungan lembaga pendidikan. Pada setiap permulaan tahun ajaran, di lingkungan sekolah atau perguruan tinggi dihadapi tugas menerima murid atau mahasiswa baru yang memerlukan pencatatan. Disamping itu, mahasiswa lamapun harus dicatat kembali secara keseluruhan dan menurut kelas atau tingkat dan semester masing-masing. Demikian pula dengan murid yang meninggalkan studinya baik karena sudah tamat atau sebab lain. Dengan kata lain, semua murid atau mahasiswa yang masuk dan keluar (termasuk yang drop out) serta yang mengulang, harus dicatat secara teliti dan sistematis.
Dalam pencatatan perlu dicantumkan data pribadi murid tersebut satu persatu, karena akan sangat membantu dalam proses belajar-mengajar untuk meningkatakan efisiensi penyelengaaran kegiatan. Untuk keperluan tersebut, biasanya dalam sekolah atau perguruan tinggi telah disediakan blanko atau daftar isian, baik yang harus diisi oleh murid yang bersangkutan dan orang tuanya maupun oleh lembaga pendidikan itu sendiri. Data dari balnko digunakan untuk keperluan buku induk (stambuk) sebagai kumpulan data dari murid/mahasiswa secara keseluruhan sejak berdirinya lembaga tersebut. Di dalam buku stambuk, setiap murid/mahasiswa memperoleh nomor pokok agar tidak terjadi pertukaran data di antara mereka bilamana ditemukan yang namanya sama.
Data yang diperlukan dari murid atau orang tuanya, yaitu:
• Nama murid
• Tanggal dan tempat lahir
• Jenis kelamin
• Nama, alamat, pekerjaan dan agama orang tua/wali.
• Ijazah terakhir atau asal sekolah, kecuali bagi murid yang tidak berasal dari Taman Kanak-Kanak
• Beberapa keterangan tentang jumlah saudara, keluarga lainnya di rumah, kesehatan, minat, hobbi dan lain-lain.
Lembaga pendidikan yang bersangkutan perlu membuat catatan terutama dalam buku induk, tentang:
• Nomor induk pendaftaran dan nomor pokok
• Tahun ajaran yang diikuti menurut kelas/tingkat atau semester
• Tanggal masuk dan tanggal keluar
• Sebab-sebab meninggalkan sekolah dan tanggal kenaikan atau tanggal tinggal kelas
• Bila alamat murid dan alamat orang tua/wali tidak sama, terutama untuk tingkat SMP keatas, maka perlu disediakan tempat mencatat kedua alamat tersebut.
2. Daftar Hadir atau Absensi
Menurut (Hadari Nawawi, hal:56-57, 1981), di lingkungan suatu lembaga pendidikan setiap hari hadir sejumlah besar manusia, terdiri dari Pimpinan Sekolah, guru-guru, para murid dan karyawan pegawai tata usaha. Jumlah yang banyak tersebut tidak memungkinkan untuk mengetahui kehadiran atau ketidak hadiran, baik sepanjang hari maupun jam-jam tertentu selama kegiatan lembaga pendidikan berlangsung. Untuk itu perlu diadakan daftar hadir yang biasanya dibedakan menjadi:
1. Daftar hadir murid-murid
2. Daftar hadir guru dan pegawai
Dari segi administratif, daftar tersebut memberikan data yang sangat berharga bagi pimpinan dalam menilai partisipasi setiap personal dalam kejasama, baik secara keseluruhan maupun dalam kegiatan-kegiatan tertentu. Dengan kata lain, daftar hadir berfungsi sebagai alat bantu dalam mengadakan kontrol. Dari segi pendidikan, daftar hadir tidak kalah pentinganya, baik untuk pembinaan mutu pendidikan secara profesional maupun dalam pembinaan tata tertib atau disiplin secara kontinyu.
3. Dokumentasi kelas/ sekolah dan laporan-laporan
Menurut (Hadari Nawawi, hal:57-58, 1981), data kelas dan sekolah serta perubahan dan perkembangannya harus dicatat, dihimpun, dan disimpan sebagai dokumen sekolah secara lengkap, rapi/sistematis dan terpelihara. Data tersebut antara lain mengenai kemajuan hasil proses belajar-mengajar yang dicapai setiap murid, pembagian tugas antar guru, data kepegawaian guru dan personil yang lain, nomor dan tangga ijazah yang diberikan kepada murid setelah lulus belajar. Jadi dokumentasi berarti pencatatan dan penyimpanan data tentang sesuatu yang telah dikerjakan atau pernah terjadi atau yang dicapai dalam proses penyelenggaraan suatu lembaga pendidikan.
Penyimpanan bahan dokumentasi dan penyampaian laporan tentang data yang terdapat di lingkungan suatu lembaga pendidikan sangat penting, karena:
1. Data yang lengkap tentang perkembangan lembaga pendidikan dapat dipergunakan untuk menilai realisasi program dalam rangka meningkatkan pembinaan lembaga tersebut.data yang lengkap merupakan petunjuk yang penting dalam mengambil keputuasan untuk melakukan perubahan dan perbaikan yang diperlukan.
2. Data yang lengkap untuk murid akan sangat berguna dalam membantu perkembangannya atau mengatasi kesulitan yang dihadapi, baik yang akan dilakukan oleh personal di sekolah yang memikul tugas tersebut maupun oleh orang tua murid yang harus terus mendorong ikut bertanggung jawab terhadap kemajuan anak-anaknya di sekolah.
4. Pengaturan Proses Belajar-mengajar
Kegiatan ini merupakan kegiatan utama di lingkungan suatu lembaga pendidikan. Oleh karena itu, tanggung jawab ada di pimpimnan. Petugas tata usaha berkewajiban membantu pimpinan agar kebijaksanaanya dapat terwujud secara operatif. Badan kerja yang termasuk dalam bidang ini antara lain: mengatur jadwal pelajaran, mengatur penggunaan kelas, mengatur penggunaan peralatan belajar-mengajar, menyelenggarakan ulangan dan ujian sekolah. Tugas demikian biasaya diserahkan pada suatu unit khusus sebagai pelaksana tugas manajemen admonistratif, yang dipimpin langsung oleh pejabat pimpinan bidang edukatif dibantu Bagian Pengajaran. (Hadari Nawawi, hal:58, 1981)
5. Agenda, Arsip dan Ekspedisi
Menurut (Hadari Nawawi, hal:59, 1981) menjelaskan bahwa setiap lembaga pendidikan formal sebagai organisasi kerja tidak dapat melepaskan diri dari keharusan berkomunikasi dengan pihak luar. Komunikasi tertulis berupa surat menyurat. Usaha penertiban dalam proses surat menyurat sangat membantu kelancaran kegiatan manajemen administratif.
Surat menyurat sebagai realisasi komunikasi tertulis dapat dikelompokkan menjadi 2, yaitu;
1. Surat-surat ke luar, yakni surat yang dikirim oleh lembaga pendidikan/kantor tertentu pada seseorang/lembaga/kantor lainnya.
2. Surat-surat masuk, yakni surat-surat yang diterima oleh lembaga pendidikan/kantor tertentu dari seseorang/lembaga/kantor lain termasuk juga dari murid-murid, orang tua atau guru-guru di lingkunganya.
Buku Agenda
Setiap surat keluar dan surat masuk, harus dicatat dalam buku agenda secara teratur. Pencatatan itu akan mempermudah dan memperlancar proses administrasi secara keseluruhan. Semua surat menyurat yang dilakukan dalam rangka kepentingan kehidupan dan realisasi program sekolah dapat kita sebut surat dinas. Baik surat masuk maupun surat keluar harus diifentarisir dan didokumenkan (dicatat) disertai arsip-arsipnya. Pencatatan surat biasanya menggunakan buku agenda surat masuk dan agenda surat keluar.
1. Hal-hal yang perlu dicatat dalam agenda surat masuk:
• Nomor urut surat
• Tanggal diterima
• Tanggal dan nomor surat yang diterima
• Pihak pengirim atau instansi
• Pokok isi surat
• Keterangan
2. Dalam Agenda surat keluar, yang perlu dicatat ialah:
• Nomor urut surat keluar
• Tanggal surat keluar (pengirim)
• Alamat surat/kepada siapa
• Pokok isi surat
• Keterangan
Surat dinas perlu disimpan dengan baik (diarsipkan, cara penyimpanannya dapat menggunakan map-map tertentu yang dibedakan asta pokok persoalanya. Misalnnya, map surat kepegawaian, map surat hubungan dengan masyarakat, map surat perlengkapan, dan lainnya. (Suryosubroto, hal:69-70, 1984)
Arsip
Menurut (Hadari Nawawi, hal:60, 1981), secara etimologis, kata arsip berasal dati Bahasa Belanda “archief” yang berarti penyimpanan surat-surat, pengumuman, catatan-catatan lain yang telah selesai dipergunakan. Dengan demikian, setiap surat keluar dan surat masuk harus disimpan sebagai dokumen, baik yang bersifat sementara maupun yang bersifat tetap. Beberapa surat yang diarsipkan mungkin masih akan diperlukan dalam tenggang waktu yang tidak lama, disebut arsip hidup. Sebaliknya, banyak pula surat-surat yang seolah-olah tidak diperlukan lagi untuk jangka waktu lama, akan tetapi tetap harus disimpan disebut arsip mati. Penyimpanan arsip harus sesuai dengan buku agenda, baik mengenai klasifikasinya mapun urutan penyimpanannya. Di samping itu, banyak pula surat-surat masuk yang kadang-kadang tidak perlu diarsipkan. Misalnya surat undangan yang setelah dihadiri bisa dimusnakan.
Buku Ekspedisi
Menurut (Suryosubroto, hal:70, 1984), guna buku ekspedisi ialah untuk pembuktian bahwa suatu surat yang dikirimkan sudah sampai kepada alamatnya atau orang (petugas) yang disertai tanggungjawab.
Yang perlu dicatat dalam Buku Ekspedisi adalah:
1. Nomor surat
2. Alamat yang dituju
3. Tanda tangan dan nama terang penerima
4. Tanggal penerimaan
Contoh format sebagai berikut:
Alamat Surat Nomor Urut Tanggal & Nomor Surat Tanggal terima Tanda Tangan & Nama Terang
Secara garis besar, Tata Usaha sebagai salah satu kegiatan manajemen operatif, menyelenggarakan kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Menerima, mencatat, memproses surat keluar dan surat masuk.
2. Mengurus penyimpanan, pemeliharaan, pengawetan arsp.
3. Mengatur dan melayani kebutuhan arsip bagi penjabat pimpinan dan pihak lain yang memerlukan secepat-cepatnya.
4. Mengatur pemakaian buku agenda, buku ekspedisi dan mengirimkan surat keluar
5. Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian cap/stempel
6. Mempersiapkan dan mengolah rancangan surat-surat
7. Mengurus percetakan/pengadaan formulir-formulir, kartu-kartu dan menyediakan alat tulis menulis lainya.
8. Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
9. Mengatur komunikasi dan hubungan dengan pihak luar
10. Memperhatikan pendapat umum untuk disampaikan pada pimpinan dan melakukan pencatatan tentang pemberitaan.
11. Melakukan aktivitas-aktivitas yang lain atas perintah atasan.
(Hadari Nawawi, hal:61, 1981)
Kegiatan tatausaha mempunyai peranan pokok, yaitu:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan Implikasi peranan kegiatan ketatausahan dalam dunia pendidikan
6. Pelayanan Kantor
Eksistensi kantor atau organisasi baik organisasi produk maupun jasa ditentukan oleh kualitas layanan. Konsep layanan, dapat dikategorikan atas layanan intern dan layanan ekstern. Layanan intern adalah layanan yang diberikan oleh personil organisasi kepada personil lainnya, seperti: siswa dilayani oleh guru dalam kegiatan belajar mengajar dan guru dilayani oleh bendahara sekolah dalam hal penggajian. Layanan ekstern adalah layanan terhadap masyarakat atau oaring yang tidak termasuk angota organisasi. Layanan dapat dilakukan secara langsung melalui tatap muka atau melalui suatu alat komunikasi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pelayanan secara langsung adalah:
• Menghormati pelanggan
• Mengetahui maksud pelayanan
• Menyenangkan pelanggan
• Menghindari berbisik atau bersenda gurau dengan personil lain sehingga dapat menimbulkan rasa kurang menyenangkan bagi pelanggan
• Hindarkan sikap yang menunjukkan “pemberian prioritas” kepada pelangan tertentu
• Lupakan persoalan pribadi pada saat melayani pelanggan sehingga dapat tercipta suasana yang ramah
• Gunakan pakaian yang rapi
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam layanan melalui alat komunikasi adalah:
• Segeralah mengangkat gang telepon bila telepon berdering
• Siapkan peralatan untuk mencatat pesan
• Nyatakan nama kantor atau unit setelah mengangkat gang telepon atau telepon tersambung
• Sebutlah nama penerima telepon untuk lanjutan pembicaraan
• Berusahalah mengidentifikasi penelepon bila penelepon tidak menyatakan identitasnya
• Pastikan alamat yang ingin dituju oleh penelepon
• Mintalah persetujuan pimpinan bila penelepon tidak menggemukakan masalah yang ingin disampaikannya dan ingin berbicara dengan pimpinan
• Beri keterangan dengan alasan yang tidak rinci bila pimpinan tidak bersedia menerima telepon atau sedang tidak berada dikantor
• Pastikan bahwa nama atau istilah ditulis dengan tepat
7. Pengelolaan Surat
1. Jenis surat : dibedakan atas 14 jenis; Surat dinas, Nota dinas, Memo, Surat pengantar, Surat kawat, Surat keputusan, Surat edaran, Surat undangan, Surat tugas, Surat kuasa, Surat pengumuman, Surat pernyataan, Surat keterangan,Berita acara.
2. Sifat dan derajat surat :Surat sangat sahasia, Surat rahasia, Surat terbatas, Surat biasa. Derajat surat dikelompokkan atas tiga derajat; kilat, segera, biasa.
3. Pencantuman alamat surat: alamat surat dicantumkan pada sampul surat dan kepala surat.
4. Kode surat: Kode jabatan, Kode unit, Kode Perihal
5. Pemakaian Singkatan: Singkatan penggunaan dan penulisannya dalam penandatanganan surat adalah a.n. (atas nama) dipergunakan jika yang berwenang menadatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya, dll
6. Cap Jabatan dan Cap Dinas. Cap jabatan merupakan cap atau stempel yang dipergunakan oleh pejabat tertentu sedangkan cap dinas merupakan cap atau stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat
7. Prosedur Pengurusan Surat; Penerima Surat, Pengirim surat, Pencatat surat, Pengarah surat, Pengolah surat.
8. Penataan guru dalam Administrasi Ketatalaksanaan
• Terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam memberi layanan
• Menghimpun, mencatat, mengolah, mnggandakan, mengirim, menyimpan dan menemukan kembali berbagai keterangan yang berkenaan maupun yang menunjang penyelenggaraan dan pendidikan disekolah.
• Membantu perkembangan lembaga persekolahan dengan memberikan masukan-masukan yang bersifat inovatif dan kreatif dalam meningkatkan kualitas pelayannan sekolah, baik secara ekternal maupun internal.
Selain itu, hal-hal yang penting dalam kegiatan Tata Usaha lainya adalah:
1. Buku Catatan Rapat sekolah (Notulen)
Rapat Sekolah yang biasa disebut Rapat Dewan atau Guru Rapat Guru harus dicatat baik prosesnya mapun hasil atau keputusan yang diambil. Keputusan Rapat adalah landasan berpijak dalam melaksanakan segala sesuatu di sekolah itu. Berdasarkan materi yang dibicarakan dalam rapat sekolah, maka rapat itu mungkin:
1. Rapat kenaikan kelas
2. Rapat Kelulusan EBTA (Ujian)
3. Rapat penerimaan murid baru
4. Rapat pembagian tugas belajar mengajar, dan sebagainya.
Menurut sifatnya, rapat itu mungkin bersfat rutin dan mungkin insidentil. Pencatatan proses dan keputusan apat menggunakan sebuah buku yang disebut “Buku Notulen” (Buku Catatan Rapat). Pencatatnya disebut “Notulis” adalah seorang yang ditunjuk oleh pimpinan rapat. Pimpinan Rapat di Sekolah adalah Kepala Sekolah atau jika ia berhalangan digantikan oleh Wakil Kepala Sekolah.
2. Buku Pengumuman
Menurut (Suryosubroto, hal:72, 1984), buku pengumuman dimasksudkan untuk media penyampaian informasi (pemberitahuan) yang terutama ditunjukkan kepada guru. Tentu saja Informasi ini datangnya dari Kepala Sekolah. Adapun isi pengumumnan bermacam-macam yang pada pokoknya selalu menyangkut masalah pembinaan sekolah. Pengumuman dapat bersifat instruksi. Buku pengumuman ini lebih tepat bila dibandingkan dengan papan pengumuman, sebab guru yang sudah membaca pengumuman tersebut diwajibkan memberikan tanda tangannya (sebagai tanda bahwa ia telah membacanya). Lain halnya jika pengumuman itu ditunjukkan kepada murid dapat digunakan papan pengumuman. Dalam hal ini, Buku Pengumuman juga bisa dipakai tetapi setiap petugas sekolah yang ditunjuk wajib membacakanya di setiap kelas.
3. Pemeliharaan Gedung (Bangunan Sekolah)
Menurut (Suryosubroto, hal:73, 1984), pada dasarnya pemeliharaan gedung sekolah, dan lain-lain yang termasuk pra-sarana pendidikan adalah menjadi tanggung jawab Kepala Sekolah dalam mempercayakan kepada karyawan yang ditunjuk untuk memelihara dalam arti menjaga dan mengawasi agar bangunan sekolah itu tetap terawat baik dan bersih, terhindar dari kerusakan-kerusakan. Beberapa bangunan sekolah yang penting untuk selalu diperiksa adalah:
1. Atap termasuk Kerpus
2. Saluran dan talang air
3. Eternit
4. Pintu dan Jendela
5. Keadaan lantai dan dinding, termasuk cat
6. Got saluran air
7. Kamar mandi atau WC di Sekolah
Agar keperawatan atau pemeliharaan itu intensif, maka perlu diadakan pemeriksaan bangunan secara rutin misalnya 4 bulan sekali. Disamping itu juga harus ada pemeriksaan sewaktu-waktu secara insidentil. Suatu kesalahan jika perbaikan bangunan sekolah itu diadakan setelah keadaanya terlanjur parah. Dalam hubunganya dengan proses pendidikan perbaikan hubungan sekolah hendaknya dilaksanakan tanpa mengganggu jalanya pengajaran, kecuali jika perbaikan itu bersifat total.
4. Pemeliharaan Halaman Sekolah
Menurut (Suryosubroto, hal:74, 1984), pengertian halaman sekolah dapat meliputi pagar sekolah taman. Tempat upacara sekolah dan mungkin lapangan olahraga milik sekolah. Biasanya setiap sekolah mempunyai satu orang atau dua orang “tukang kebun” atau pesuruh yang juga berstatus pegawai negeri. Tenaga inilah yang diserahi tugas untuk pemeliharaan halaman sekolah itu, di samping tugas serabutan termasuk memelihara bangunan. Tetapi tidak hanya tukang kebun yang menjadi tanggung jawab pemeliharaan itu, melainkan seluruh warga sekolah termasuk guru harus ikut berpastisipasi dalam usaha pemeliharaan halaman sekolah itu. Yang menjadi persoalan adalah sumber pendanaan untuk pemeliharaan ini. Untuk itu, sekolah perlu memusyawarahkanya dengan Dewan Sekolah.
5. Pemeliharaan Perlengkapan Sekolah
Menurut (Suryosubroto, hal:74-75, 1984), perlengkapan sekolah yang umumnya terdiri atas perabit, alat peraga, alat laboratorium, buku-buku perpustakaan dan lain-lain, perlu pemeliharaan atau perawatan agar selalu dapat berfungsi untuk membantu proses pendidikan. Oleh karena itu, seluruh perlengkapan tersebut perlu diperiksa baik secara periodik maupun insidentil agar selalu dapat diketahui keadaanya. Apabila terjadi kerusakan-kerusakan perlengkapan sekolah dilaporkan kepada pimpinan. Dengan demikian, Kepala Sekolah dapat menentukan sikap untuk perbaikan atau mengusulkan perbaikan atau mungkin pula mengusulkan ganti bagi perlengkapan yang rusak tersebut kepada atasan yang berwenang.
6. Kegiatan Administrasi yang didindingkan
Yang dimaksud dengan kegiatan ini adalah kegiatan pencatatan/pendataan yang kemudian hasil pencatatan tersebut dipasang atau ditempel pada dinding baik dinding kelas maupun dinding kantor guru atau Kantor Tata Usaha Sekolah. Dibawah ini adalah beberapa hal yang penting untuk didindingkan adalah sebagai berikut:
a. Data murid untuk ajaran yang berlaku
b. Susunan Pengurus OSIS periode tahun tertentu
Menurut (Suryosubroto, hal:76, 1984), susunan pengurus OSIS perlu diketahui oleh warga sekolah baik guru, karyawan, maupun para siswa sendiri. Kegiatan OSIS tidak bisa lepas dari program pendidikan Sekolah.
d. Daftar Kelompok Tugas (Piket Kelas)
e. Daftar Kelompok Belajar
Daftar ini berguna untuk pemberian bimbingan belajar secara berkelompok, oleh karena itu daftar ini perlu dipasang di dinding kelas masing-masing.
D. Sistem Informasi Manajemen Lembaga Pendidikan
Sistem informasi manajemen bukan merupakan hal yang baru dalam komputerisasi yaitu dalam perkembangan dunia usaha zaman sekarang. Sebelum ada komputer, teknik sistem informasi manajemen telah ada dan berfungsi untuk memberikan informasi bagi manajer yang memungkinkan mereka merencanakan serta mengendalikan operasi. Dengan adanya komputer telah menambah satu atau dua dimensi seperti ketelitian, penyimpanan data yang lebih baik yang memungkinkan pertimbangan alternatif yang lebih banyak dalam mengambil suatu keputusan. Komputer dapat bekerja dengan cepat maka dalam mengolah data, menganalisa data. mengklasifikasikan data, menyimpan data dan mengambil data dari tempat penyimpananya bagi komputer perlu tersedia volume data informasi untuk dikerjakan.
Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan dengan mudah diakses secara global (Mukhlis Caniago, dari http://mukhliscaniago.wordpress.com/2010/10/03/sistem-informasi-manajemen pendidikan/)
1. Manajemen Pada Aspek Informasi
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam berbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian akan dapat dirumuskan menjadi suatu kesatuan yang biasa disebut informasi.
Baskerville dan Myers berargumentasi bahwa SIM sudah saatnya menjadi sebuah disiplin ilmu secara mandiri. Davis menawarkan konsensus, bahwa setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang SIM :
a. Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem informasi, dan seterusnya.
b. Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan seterusnya.
c. Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas, dan seterusnya.
d. Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program, dan seterusnya.
e. Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive System, dan seterusnya.
SIM sebagai suatu badan memiliki bagian-bagian yang melaksanakan tugas-tugas tertentu. Bagian-bagian itu ialah: (1) pengumpulan data, (2) penyimpan data, (3) pemroses data, dan (4) pemrogram data. Masing-masing bagian tersebut dibutuhkan petugas yang ahli dalam bidangnya. Di negara-negara yang kaya, SIM sudah menggunakan alat yang canggih, yaitu komputer sehingga dapat memberikan informasi yang lengkap dan benar. Di negara-negara berkembang seperti halnya Indonesia, pemakaian komputer ini sedang dirintis. Meski demikian, data dapat saja diproses dengan pikiran dan keterampilan petugas dengan memakai model berpikir deduktif dan induktif. Berpikir deduktif bersumberkan dari kebutuhan manajer sedangkan berpikir induktif terjadi ketika menyusun informasi dari fakta-fakta yang menyangkut kebutuhan manajer. (Budi Sutedjo Dharma Oetomo, hal:23, 2002)
2. Sistem Informasi sebagai pendukung Proses Manajerial
Teori-teori kepemimpinan diketahui bahwa manajemen suatu organisasi memainkan tiga ketegori peranan, yaitu peranan yang bersifat interpersonal, peranan informasional, dan peranan selaku pengambil keputusan. Peranan yang bersifat interpersonal dimaksudkan untuk menumbuhkan iklim solidaritas dan kebersamaan dalam organisasi. Peranan ini dapat terlihat dalam tiga bentuk, yaitu (1) peranan yang bersifat simbolis, dimana ia akan berakibat pada kesediaan manajemen untuk terlibat dalam berbagai kegiatan sosial dan seremonial. (2) Peranan selaku pimpinan, dimana kemampuan memimpin yang efektif akan turut menentukan keberhasilan atau kegagalan organisasi. (3) Peranan sebagai penghubung, yakni manajemen menerima informasi dari pihak luar dan sebaliknya memberikan informasi kepada pihak luar tentang organisasi yang dipimpinnya.
Peranan yang kedua adalah peranan informasional. Yakni, dalam kedudukannya sebagai pimpinan dalam organisasi, manajemen menjadi pemantau arus informasi, selain sebagai penerima dan pembagi informasi. Peranan yang terakhir adalah selaku pengambil keputusan, baik yang sifatnya strategis, fungsional dan teknis operasional. Seluruh peranan yang telah disebutkan tadi akan dapat dimainkan oleh manajemen dengan tingkat efektivitas yang tinggi apabila sebelum dan selama memainkan peranan tersebut tersedia semua jenis informasi yang diperlukan oleh manajemen suatu organisasi.
Budi Sutedjo Dharma Oetomo menyimpulkan bahwa, organisasi apapun yang dikelola, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial yang pada intinya berkisar pada penentuan tujuan dan sasaran, perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian, penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional, pengawasan, penilaian, serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya adalah sebagai berikut:
a. Penentuan Tujuan dan Sasaran
Dapat dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi dibentuk dan dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam rangka penentuan juga pencapaian tujuan tersebut maka dibutuhkan informasi-informasi yang dapat memberikan gambaran kasar atau global tentang kecenderungan-kecenderungan yang mungkin terjadi, baik secara internal organisasi itu sendiri maupun pada lingkungan di mana organisasi bergerak. Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut secara eksternal dapat mencakup bidang politik, keamanan, ekonomi, sosial budaya, serta arah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Secara internal informasi yang diperlukan adalah tentang produk yang akan dihasilkan dikaitkan dengan kemampuan organisasi dalam penyediaan dan penguasaan berbagai sarana, prasarana, dana dan sumber daya manusia.
b. Perumusan Strategi
Keseluruhan upaya pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi memerlukan strategi yang mantap dan jelas. Salah satu instrumen ilmiah yanng umum digunakan dalam penentuan strategi organisasi ialah analisis SWOT, yaitu: Strenght (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunities (Peluang), danThreats (Ancaman). Agar analisis SWOT benar-benar ampuh sebagai instrumen pembantu dalam penentuan dan pelaksanaan strategi organisasi, diperlukan informasi menngenai kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman yang mungkin dihadapi oleh organisasi tersebut.
c. Perencanaan
Strategi yang telah dirumuskan dan ditetapkan memerlukan penjabaran melalui penelenggaraan fungsi perencanaan. Karena perencanaan merupakan salah satu hal yang penting dalam organisasi, perlu diketahui secepat mungkin berbagai resiko dan faktor-faktor yang dapat menjadi penyebab kegagalan pelaksanaan tujuan dan strategi organisasi. Informasi-informasi yang dibutuhkan dalam proses perencanaan adalah 5 W 1 H, yaituwhat (apa), when(kapan), where (di mana), who(siapa), why (mengapa), dan how (bagaimana).
d. Penyusunan Program Kerja
Penyusunan program kerja merupakan rincian sistematis dari rencana kerja jangka waktu menengah. Keenam pertanyaan di atas harus terjawab dalam penyusunan program kerja dimana ia harus bersifat kuantitatif, menyatakan secara jela dan konkrit hasil yang diharapkan, standar kinerja jelas, mutu hasil pekerjaan ditetapkan secara pasti, dan program kerja disusun sedemikian rincinya sehingga dapat dijadikan pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan operasional.
e. Pengorganisasian
Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang terikat secara formal dan hierarkis serta bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi dapat menjadi wadah dimana sekelompok orang bergabung dan menempati wilayah-wilayah tertentu untuk melakukan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Organisasi dapat pula menjadi tempat berinteraksi antar anggota organisasi tersebut maupun dengan anggota organisasi lainnya. Tolak ukur keberhasilan suatu organisasi tidak dilihat secara inkremental dari apa yang dicapai oleh masing-masing satuan kerja melainkan dari sudut pandang yang bersifat holistik dalam arti keberhasilan organisasi secara keseluruhan. Penyelesaian tugas yang menjadi tanggung jawab fungsional satuan kerja tertentu memerlukan interaksi, interdependensi dan interrelasi dengan semua satuan kerja lainnya. Dan tentunya proses seperti ini memerlukan suatu sistem informasi yang baik.
Menurut Budi Sutedjo, Penjelasan di atas membuktikan bahwa informasi sangat dibutuhkan dalam pengembangan suatu organisasi. Untuk membangun informasi yang handal dibutuhkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mampu menampung dan mengolah data serta menghasilkan informasi yang tepat dan akurat setiap saat. Tanpa dukungan SIM yang tangguh, maka akan sulit organisasi yang baik akan terwujud, karena SIM menolong lembaga-lembaga bidang apapun dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematisasikan pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi, mendorong terciptanya layanan-layanan baru, meningkatkan kontrol, mengotomatisasikan sebagian pekerjaan rutin, menyederhanakan alur registrasi atau proses keuangan, dan lain sebagainya.
3. Pembangunan SIM dalam Bidang Pendidikan
Budi Sutedjo mengatakan, meskipun Teknologi Informasi (TI) telah berkembang pesat serta memungkinkan mewujudkan impian-impian suatu organisasi, utamanya bidang pendidikan, namun tidak mudah dalam membangun atau menggunakan SIM, atau dalam dunia pendidikan dikenal dengan e-education. Hal ini dikarenakan banyak sekali tantangan yang harus dihadapi dalam bidang pendidikan, antara lain:
a. Tantangan strategi pendidikan, seperti strategi lama masa pendidikan, konsentrasi materi pelajaran, fokus kurikulum, dan lain-lain. Strategi ini harus dirumuskan dengan baik karena akan menentukan model dan bentuk SIM yang dibangun.
b. Tantangan globalisasi. Ini menyangkut bagaimana organisasi pendidikan dapat memahami seluk beluk pendidikan dalam masyrakat global. Lingkup peserta pendidikan dapat berubah menjadi luas, tidak sekedar siswa lokal tetapi siswa dari berbagai penjuru dunia.
d. Tantangan arsitektur informasi. Lembaga pendidikan harus merumuskan arsitektur informasi yang dapat diakses secara bebas dan aman dari manapun.
d. Tantangan investasi. Tantangan investasi TI yang dapat memberikan layanan akses dengan skala luas. Hal ini sangat kompleks dan membutuhkan perhatian yang cukup serius.
e. Tantangan kemampuan respon dan kontrol. Bagaimana lembaga pendidikan merancang sistem yang mudah untuk memberikan respon dan mengontrol pengakses.
f. Tantangan operasional. Tidak banyak lembaga yang mampu dengan sempurna mengatasi persoalan operasional, khususnya pemeliharaan informasi yang disajikan dalam berbagai media.
g. Tantangan menghadirkan suasana sekolah. Tantangan ini memang sulit dijawab. Selain belum ada standar yang jelas, ukuran suasana sekolah yang dirasakan satu orang dengan lainnya tentu berbeda.
Pembangunan SIM bertujuan untuk membangun aliran data dan informasi sehingga mampu mengintegrasikan data dan mendistribusikan informasi dari dan ke berbagai terminal dengan cepat, akurat dan aman. Pembentukan SIM pendidikan mempunyai beberapa tahapan, yaitu:
a. Membangun sistem pemrosesan transaksi melalui pembangunan kantor elektronik seoptimal mungkin. Artinya, organisasi pendidikan harus mampu mendorong terciptanya otomatisasi dan komputerisasi.
b. Membangun SIM pendidikan berbasis jaringan komputer yang akan mengolah database organisasi, menghasilkan laporan-laporan atau informasi-informasi serta mendistribusikannya kepada pihak-pihak pengambil keputusan dengan tepat waktu dan akurat.
c. Membangun sistem pendukung keputusan untuk mengolah database yang ada guna membantu dalam menemukan alternatif-alternatif keputusan manajerial.
d. Mengembangkan SIM yang bersifat lintas platform, yaitu SIM yang mampu menjembatani perbedaan antar platform SIM pendidikan yang meliputi perbedaan sistem operasi, waktu, mata uang, juga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh pengakses sistem. (Davis, G., and M. Olson, hal:33-34, 1984)
4. Peran Teknologi dalam Bidang Pendidikan
Globalisasi telah memicu kecenderungan pergeseran dalam dunia pendidikan dari pendidikan tatap muka yang konvensional ke arah pendidikan yang lebih terbuka (Mukhopadhyay M., 1995). Sebagai contoh kita melihat di Perancis proyek “Flexible Learning. Hal ini mengingatkan pada ramalan Ivan Illich awal tahun 70-an tentang “Pendidikan tanpa sekolah (Deschooling Socieiy)” yang secara ekstrimnya guru tidak lagi diperlukan. Bishop G. (1989) meramalkan bahwa pendidikan masa mendatang akan bersifat luwes (flexible), terbuka, dan dapat diakses oleh siapapun juga yang memerlukan tanpa pandang faktor jenis, usia, maupun pengalaman pendidikan sebelumnya.
1) Mason R. (1994) berpendapat bahwa pendidikan mendatang akan lebih ditentukan oleh jaringan informasi yang memungkinkan berinteraksi dan kolaborasi, bukannya gedung sekolah. Namun, teknologi tetap akan memperlebar jurang antara si kaya dan si miskin.
2) Tony Bates (1995) menyatakan bahwa teknologi dapat meningkatkan kualitas dan jangkauan bila digunakan secara bijak untuk pendidikan dan latihan, dan mempunyai arti yang sangat penting bagi kesejahteraan ekonomi. Alisjahbana I. (1966) mengemukakan bahwa pendekatan pendidikan dan pelatihan nantinya akan bersifat “Saat itu juga (Just on Time). Teknik pengajaran baru akan bersifat dua arah, kolaboratif, dan inter-disipliner.
3) Romiszowski & Mason (1996) memprediksi penggunaan “Computer-based Multimedia Communication (CMC) yang bersifat sinkron dan asinkron. Dari ramalan dan pandangan para cendikiawan di atas dapat disimpulkan bahwa dengan masuknya pengaruh globalisasi, pendidikan masa mendatang akan lebih bersifat terbuka dan dua arah, beragam, multidisipliner, serta terkait pada produktivitas kerja “saat itu juga dan kompetitif. (Mukhlis Caniago, dari http://mukhliscaniago.wordpress. com/2010/10/03/sistem-informasi-manajemen-pendidikan/)
Menurut Tim Koordinasi Telematika Indonesia, suatu pendidikan jarak jauh berbasis web antara lain harus memiliki unsur sebagai berikut:
a. Pusat kegiatan siswa; sebagai suatu community web based distance learning harus mampu menjadikan sarana ini sebagai tempat kegiatan mahasiswa, dimana siswa dapat menambah kemampuan, membaca materi pelajaran, mencari informasi dan sebagainya.
b. Interaksi dalam grup; Para siswa dapat berinteraksi satu sama lain untuk mendiskusikan materi-materi yang diberikan guru. Guru dapat hadir dalam group ini untuk memberikan sedikit ulasan tentang materi yang diberikannya.
c. Sistem administrasi siswa; dimana para siswa dapat melihat informasi mengenai status siswa, prestasi siswa dan sebagainya.
d. Pendalaman materi dan ujian; Biasanya guru sering mengadakan kuis singkat dan tugas yang bertujuan untuk pendalaman dari apa yang telah diajarkan serta melakukan tes pada akhir masa belajar. Hal ini juga harus dapat diantisipasi oleh web based distance learning.
e. Perpustakaan digital; Pada bagian ini, terdapat berbagai informasi kepustakaan, tidak terbatas pada buku tapi juga pada kepustakaan digital seperti suara, gambar dan sebagainya. Bagian ini bersifat sebagai penunjang dan berbentuk database.
f. Materi online diluar materi tatap muka; Untuk menunjang pembelajaran, diperlukan juga bahan bacaan dari web lainnya. Karenanya pada bagian ini, guru dan siswa dapat langsung terlibat untuk memberikan bahan lainnya untuk di publikasikan kepada siswa lainnya melalui web.
E. Simpulan
Ketatalaksanaan atau tata usaha adalah kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan secara teratur, tertib, dan tersusun rapi. Tata usaha merupakan segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengadakan, mengirim dan menyimpan berbagai bahan keterangan untuk keperluan suatu organisasi. Kegiatan tata usaha harus menunjang kegiatan administrasi managemen. Oleh karena itu, kegiatan-kegiatannya harus direncanakan, diarahkan, dikoordinasikan, dikontrol dan dikomunikasikan agar benar-benar berguna daya.
Tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu: (1) melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi, (2) menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan (3) membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Secara garis besar, Tata Usaha sebagai salah satu kegiatan manajemen operatif, menyelenggarakan kegiatan-kegiatan sebagai berikut: Menerima, mencatat, memproses surat keluar dan surat masuk, mengurus penyimpanan, pemeliharaan, pengawetan arsip, mengatur dan melayani kebutuhan arsip bagi penjabat pimpinan dan pihak lain yang memerlukan secepat-cepatnya, mengatur pemakaian buku agenda, buku ekspedisi dan mengirimkan surat keluar, bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian cap/stempel, mempersiapkan dan mengolah rancangan surat-surat, mengurus percetakan/pengadaan formulir-formulir, kartu-kartu dan menyediakan alat tulis menulis lainya, mengatur penyelenggaraan rapat dinas, mengatur komunikasi dan hubungan dengan pihak luar, memperhatikan pendapat umum untuk disampaikan pada pimpinan dan melakukan pencatatan tentang pemberitaan, dan melakukan aktivitas-aktivitas yang lain atas perintah atasan.
Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input), berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat ini juga maupun di masa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan.
Manajemen ketatalaksanaan dan Sistem informasi Lembaga Pendidikan berupaya untuk mencapai hal tersebut, dengan kegiatan yang meliputi pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan semua bahan atau informasi yang temasuk dalam data lembaga pendidikan.
B. Saran
Manajemen suatu organisasi, dalam bidang apapun, akan berkembang dengan sangat baik serta dapat menghasilkan serta mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan maksimal apabila proses manajerial organisasi tersebut dapat menggunakan juga memanfaatkan informasi secara sistem dengan sebaik-baiknya. Keberhasilan seorang manajer memimpin suatu organisasi bergantung pada terampil atau tidaknya dia beserta perangkat kerja yang terlibat di dalamnya dalam menggunakan fasilitas informasi yang tersebar, baik di dalam organisasi tersebut ataupun di lingkungan sekitar organisasi.
Dalam bidang pendidikan pun semakin perlu kehadiran SIM yang canggih. Hal ini guna menjawab tantangan-tantangan pendidikan dalam meningkatkan kualitas serta kuantitas pendidikan di Indonesia yang saat ini terbilang masih rendah bila dibanding negara-negara berkembang lainnya.
DAFTAR PUSTAKA
- Ametembun. 1981. Manajemen Kelas. Bandung: IKIP Bandung
- Ansyar, Mohammad. 1989. Dasar-Dasar Pengembangan Kurikulum. Jakarta: Depdikbud
- Baskerville, R.L., and M. D. Myers. 2002. Information Sistems as A Reference Discipline, MIS Quarterly
- Daryanto, HM. 2008. Administrasi Pendidikan. Jakarta: PT. Rineka Cipta.
- Davis, G., and M. Olson, Management Information Systems, 1984. Manajemen Pendidikan Indonesia.
- Karyanto, TB. 2003. Mengerjakan Tata Usaha Kepegawaian. Jakarta: Bagian Proyek Pengembangan Kurikulum Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan Dirjen Pendidikan Dasar dan Menengah Depdiknas.
- Nawai, Hadari. 1981. Administrasi Pendidikan. Jakarta: NV Sapdodadi
- Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. 2002. e-Education; Konsep, Teknologi dan Aplikasi Internet Pendidikan, Yogyakarta
- Suryosubroto. 1984. Dimensi-dimensi Administrasi Pendidikan di Sekolah. Jakarta: Bina aksara
- Sukirman, Hartati. (____). Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Yogyakarta: UNY Press
- Tim Dosen AP. (2010). Manajemen Pendidikan. Yogyakarta: UNY Press
- Maksum, 2008. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (online), http://justmaksum.wordpress.com/2008/01/28/sistem-informasi-manaje men-pendidikan-indonesia/
- Mukhlis. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan. (online) http://mukhliscaniago.wordpress.com/2010/10/03/sistem-informasi- man ajemen-pendidikan/
- Tim Koordinasi Telematika Indonesia. 2001. “Kerangka Teknologi Informasi Nasional”, Jakarta
- http://www.scribd.com/doc/16609109/SISTEM-INFORMASI-MANAJEMEN
- http://masykurpijay.blogspot.com/2011/01/administrasi-ketatausahaan-dan-struktur.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar